Head kolleegid, oleme välja andnud "tühja" ajakirja - tühjade pealkirjadega.

Kui otsustate alustada müügil raskesti leitavate dokumentide või sündmuste raamatupidamise / registreerimise päevikut, saate osta meie “tühja” päeviku ja täita selle veeru “korgid” omal moel.

Toome allpool ajakirjade sisu täitmise näiteid:

• Töötajatele väljastatud tunnistuste registreerimise päevik
• Töötajatele väljastatavate dokumentide registreerimise ja arvestuse päevik
• Teenindustöö logi
• Tegude registreerimise ajakiri
• Memode (aruanded, seletuskirjad jne) registreerimise päevik
• Isiklike kaartide registreerimise ja arvestuse päevik

Ajakiri on "tühi" – tühjade pealkirjadega väljastatakse graafik mugavas formaadis (A4, raamat).

Kate on tihe ja vastupidav (tihe läikiv papp 300 g + PVC).

Valge kvaliteetpaber 80 g 72 lk

Liin on selge. Jooned klapivad. Üle 2100 rea kannete jaoks. Graafiku laius on mugav.

"Tühja" ajakirja tiitelleht - tühjade päistega näeb graafik välja selline:

Seega "tühja" ajakirja tiitellehel - tühjade korkidega - täidetakse graafik iseseisvalt tööandja nimega, samuti on kirjas, et see on ajakirjas registreeritud / salvestatud. Toome näiteid.

Näide 2

Veerg "Alustatud:" ___ "_________ 20___" asustatud logi avamisel. Veerg "Lõpetatud: "___" _________ 20___ täidetakse logi sulgemisel.

Ajakirja teisel ja kolmandal leheküljel on rubriik "Ajakirja pidamise eest vastutavad töötajad".

Ajakirja ülejäänud leheküljed sisaldavad tühje veerge – igal lehel 5 veergu. Esimene veerg on veidi kitsam, ülejäänud on sama laiused. Lisaks päise reale tuleb igal lehel täita 30 rida.

Kui soovite pidada päevikut, milles on vähe veerge (1-5), saate teha sissekanded igale lehele. Kui plaanite pidada päevikut, milles on rohkem veerge (6-10), siis võite seda hoida "pööratuna", jooned vasakul ja paremal on täpselt vastakuti.

Näited "tühja" päeviku sisu täitmisest - tühjade päiste veeruga

Näide 1. Töötajatele väljastatud tunnistuste registreerimise päevik

Näide 2: Teenindustöö logi

Näide 3. Töötajatele väljastatud dokumentide registreerimise ja arvestuse päevik

Näide 4. Toimingute register

Näide 5. Memode (aruanded, seletuskirjad jne) registreerimise päevik

Näide 6. Isiklike asjade registreerimise ja arvestuse ajakiri

Näide 7. Isiklike kaartide registreerimise ja arvestuse päevik

"Tühi" ajakiri - tühjade korkidega on graafik nummerdatud iseseisvalt. Lisaks õmbleb, pitseerib ja kinnitab päeviku organisatsiooni juht (või muu volitatud isik), kui tööandja on selle kohalikul tasandil kehtestanud (näiteks personalidokumentide haldamise juhendiga). Sel juhul saab selle kohta teha vastavad sissekanded ajakirja viimasele lehele.

Täielik kirjeldus

Viidete ja dokumentide koopiate ajakiri

Seda kasutatakse personaliosakonna poolt töötaja soovil väljastatud dokumentide registreerimiseks.
Töötaja kirjaliku avalduse alusel on tööandja kohustatud hiljemalt kolme tööpäeva jooksul käesoleva avalduse esitamise päevast arvates väljastama töötajale tööga seotud dokumentide koopiad (töövõtukorralduse koopiad, üleviimise korraldused). teisele tööle, töölt vabastamise korraldus; väljavõtted tööraamatust; teave selle kohta palgad, kohustusliku pensionikindlustuse kogunenud ja tegelikult makstud kindlustusmaksete, selle tööandja juures töötamise perioodi ja muu kohta). Tööga seotud dokumentide koopiad tuleb nõuetekohaselt tõestada ja anda töötajale tasuta.
(Vene Föderatsiooni töökoodeks, III osa, artikkel 62)

Töökoha tõend on mõeldud järgmiste asjaolude kinnitamiseks: tegelik töökoht, ametikoht või elukutse, tööstaaž, palk jne. Tõendid väljastatakse organisatsiooni kirjaplangil, mis sisaldab organisatsiooni andmeid. , aadress ja telefoninumber. Töötõendis sisalduva teabe hulk sõltub selle esitamise aadressist. Seetõttu peaks personaliinspektor töötajat hoiatama, et tõendi väljastamise taotluses tuleb määrata teabe koosseis, samuti selle esitamise aadress. Näiteks: välisriigi saatkond, OVIR, kohus, politseiosakond jne.

Tööraamatu koopia või väljavõte sellest väljastatakse töötajale tema kirjaliku avalduse alusel hiljemalt 3 päeva jooksul alates selle avalduse esitamise kuupäevast (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 62).
Dokumendi koopia on dokument, mis taasesitab täielikult algdokumendi ja kogu selle teabe väliseid märke või osa neist, mis ei ole õiguslikult siduvad.

GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused"

Juriidilise jõu koopia saamiseks peab see olema kinnitatud. Dokumendi kinnitatud ärakiri on koopia, millele on kehtestatud korras kantud vajalikud rekvisiidid, andes sellele juriidilise jõu.

Nõuet “Kinnitatud koopia märk” on kirjeldatud standardis GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele” (p 3.26). See märk sisaldab:

Tõendav silt "Tõene";
koopia kinnitanud isiku ametikoht;
isiklik allkiri;
allkirja dekodeerimine (initsiaalid, perekonnanimi); sertifitseerimise kuupäev.

Tulenevalt asjaolust, et tööraamatu koopia või selle väljavõte antakse töötaja kätte, lisatakse koopia tõendile märgitud organisatsiooni või personaliteenistuse pitsati jäljend. Kui töövihiku koopia või väljavõte sellest asub mitmel leheküljel, siis võib vajadusel iga lehe lõppu teha märke koopia tõendile.

Tööandja või tema poolt selleks spetsiaalselt volitatud isik, kes korraldusel (tööandja korraldusel) määratakse hooldamise, ladustamise, arvestuse ja väljastamise eest vastutama. tööraamatud.
Registreerimine on dokumenti puudutavate volituste kirje ettenähtud vormis, fikseerides selle loomise, saatmise või vastuvõtmise fakti.
(GOST R 51141-98)

Registreerimine - dokumendi koostamise või kättesaamise fakti kinnitamine kindlal kellaajal (päeval), sisestades selle registreerimisvormile koos numbri määramisega ja salvestades dokumendi põhiandmed. Nagu definitsioonist järeldub, annab registreerimine dokumendile ennekõike juriidilise jõu, kuna fikseerib selle loomise või vastuvõtmise fakti. Kuni dokument pole registreeritud, ei ole saanud oma numbrit, pole vormistatud ja justkui pole veel olemas.

Pange tähele, et vastavalt artikli lõikele "g" 358 kinnitatud organisatsioonide tegevuses tekkivate tüüpjuhtimisdokumentide loetelu, milles on märgitud säilitusajad. Rosarhiv 06.10.00, viidete ajakirjade ja dokumentide koopiate jaoks määratakse säilitusaeg 3 aastat (alates ajakirja sulgemise kuupäevast).

Täittavad veerud

1. Kauba nr.
2. Kuupäev
3. Töötaja täisnimi
4. Abi, kopeeri, väljavõte
5. Sertifikaadi sisu dokumendi nimetus
6. Organisatsiooni nimi
7. Väljastatud tunnistus / koopia
8. Töötaja allkiri

TÄHTIS: Viidete ja dokumentide koopiate päevik EI OLE nööritud, vaid ainult nöörimiseks ette valmistatud: päevikus on läbivad augud ja pealdis-tõendaja ajakirja viimasel leheküljel. Kõik ajakirja lehed on nummerdatud.

Personalipaberite süstemaatiliseks korraldamiseks ja väljastatud dokumentide arvestuseks peab organisatsioon tavaliselt töötajatele väljastatud tõendite registrit.

FAILID

Sellel dokumendil puudub ühtne vorm, kujundusvõimalusi on mitu. Üks neist on esitatud lisatud vormis ja selle täidise näidis.

avaldused

Selleks, et töötajale väljastada tõend, kirjutab ta kõigepealt avalduse. Need avaldused tuleb alles hoida. Vastavalt Vene Föderatsioonis kehtivatele seadustele ei tohiks nende ladustamisaeg olla lühem kui kolm aastat.

Praktikas tuleb ette olukordi, kus pensionimaksete arvutamiseks nõutakse mitu korda aastate kaupa palgatõendeid.

Et mitte teha sama tööd mitu korda, hoiavad personaliametnikud taotletud tunnistuste koopiaid vähemalt kord aastate kaupa eraldi kaustas. Et kui neid tulevikus vaja läheb, oleksid viited alati käepärast.

Ajakirja komponendid

Dokument on paigutatud üsna lihtsalt: kaas pluss põhiosa. Kaanel on kirjas ajakirja nimi, selle alguskuupäev (lõpukuupäeva jaoks on eraldi veerg, kuid seda saab täita alles täitmise viimases etapis). Eraldi ruum organisatsiooni nime jaoks. Mõnel vormil on väljad dokumendi säilitusaja määramiseks.

Oluline punkt! Kui ajakiri on eelmise jätk, tuleb see teave märkida selle kaanele koos kuupäevade ja linkidega eelmisele dokumendile.

Kuid dokumendi peamine asi on põhiosa, mis koosneb järgmiste veergudega tabelist:

• Täitmise rea number. Viited on klassifitseeritud kuupäevade järgi ja registreeritakse ajakirjas kronoloogilises järjekorras.
• Väljastamise kuupäev. Need andmed peavad ühtima sertifikaadi väljastamise kuupäevaga. Kui organisatsioonis on päringutele määratud registreerimisnumbrid, näidatakse see ka samas veerus.
• Töötaja nimi. Selle töötaja nimel väljastamise avaldus peab olema juba personaliametnikul või muul töötajal, kelle tööülesannete hulka kuulub logi pidamine. Samuti on märgitud tema ametikoht, osakond, kus ta töötab, elukutse. Vajadusel märgitakse kiireks suhtluseks selle isiku aadress ja telefoninumber.
• Abi sisu. Lühidalt on selles veerus kirjas, mille kohta sertifikaat täpselt väljastati. Põhimõtteliselt küsivad töötajad infot töötasu suuruse ja arvestuse kohta.
• kuupäev pluss registreerimisnumber väljastatud tunnistus.
• Kviitung kättesaamiseks. Kui töötajal ei ole võimalust tõendit kätte saada, märgitakse sellesse veergu tõendi saatmise kuupäev ja vorm. Näiteks tähitud kirjaga, kullerteenuse kaudu (koos selle nimega) jne.
• Märge. See veerg võib viidata sellele põhimõtteliselt olulisele teabele, mida teistes veergudes ei esitatud. Näiteks motiiv, mis ajendas töötajat tunnistust taotlema.

Ajakirjade tüübid

Ajakirju on kolme peamist tüüpi:

• HR dokumendid.
• Üldist kontoritööd käsitlevad ajakirjad.
• Töökaitsealased ajakirjad.

Igal dokumentatsioonitüübil on oma eripärad. Töötajatele väljastatavate tunnistuste register on personalipoliitikaga seotud dokumentatsiooni särav "esindaja".

Säilitamine

Mugavuse huvides saab ajakirja asetada PVC-kilekaanesse.

Pärast ajakirja valmimist (aegunud) seda ära ei visata. See on seadusega vastuolus. See paigutatakse arhiivi (konkreetselt esitatud vorm on 5 aastat, ainult juhul, kui töötajad ei tööta kahjulikes või ohtlikes töötingimustes).

Magazini paigutamise hõlbustamiseks võib seal olla paar auku. Need võimaldavad teil ajakirja mugavalt arhiivikausta paigutada. Enne selle toimingu sooritamist eemaldatakse dokumendilt kate.

Tagumine pool

Kaane tagaküljel viimane leht võib asuda spetsiaalne pealdis-tõendaja, mis võimaldab ajakirja pikaajaliseks säilitamiseks ette valmistada. Kuid isegi kui sertifitseerimiseks väljad puuduvad, on juht kohustatud pärast selle täitmist dokumendi tagaküljele oma allkirja panema ja seal peab olema ka organisatsiooni pitser. Loomulikult, kui selline iga eksemplari pitseerimise kord on ette nähtud organisatsiooni siseeeskirjadega (erinevatel ettevõtetel on selles küsimuses oma korraldused).

Vastutab täitmise eest

Töötajatele väljastatavate tõendite registri täitmise funktsionaalsust teostab enamikul juhtudel personaliametnik. Kuid selle kohustuse saab määrata organisatsiooni ametnikule või raamatupidajale eraldi juhi korraldusega või töötaja töölepingus.

Enamikus ajakirjades on esimestel lehekülgedel märgitud täitja nimi, ametikoht, ajakirja pidamise eest vastutav periood ja isiklik allkiri. Sedalaadi kohustuste jaotus on väga oluline punkt kogu organisatsiooni kontoritöös.

Kas see vorm on vajalik?

Sellel ajakirjal pole kindlat vormi. Neid vorme on aga väga lihtne kasutada. Neid saab täiendada erinevate graafikutega. Näiteks võivad need põhitabeli täiendavad veerud sisaldada järgmisi andmeid:

• Registreerimisnumbri viide eraldi.
• Sertifikaadi koostanud töötaja täisnimi ja muud andmed, samuti tema allkiri.
• Mis oli tunnistuse saamise alus. Viited dokumentide numbritele koos kuupäevadega.

Igal organisatsioonil on õigus iseseisvalt otsustada, milline selle dokumendi säilitamise vorm valida ja kuidas see teisendada. Peaasi, et see võetakse vastu juhi korraldusel ja oleks osa ettevõtte raamatupidamispoliitikast.

Kas parandused on lubatud?

Täitmisel on vead väga ebasoovitavad. Parandused selles olukorras on aga üsna vastuvõetavad. Paranduse tegemiseks tuleb valeandmed ühe reaga läbi kriipsutada ja selle kõrvale või ülaossa õiged andmed kirjutada.

Parandus loetakse korrektselt teostatuks ainult siis, kui selle kõrval on kiri “Usu parandatud” ja kõigi huvitatud (täimise eest vastutavate) isikute allkirjad. Ainult nii täidetakse õigesti töötajatele väljastatud tõendite register.

Töötajatele väljastatavate tõendite register muudab vajaliku teabe leidmise lihtsamaks ja võimaldab teha statistika jaoks valikuid. Lugege selle täitmise ja korrektse hooldamise kohta, laadige alla näidis

Lugege meie artiklit:

Kuidas täita ja pidada sertifikaatide registrit

Töötajatele väljastatavate tõendite register muudab vajaliku teabe leidmise lihtsamaks ja võimaldab teha statistika jaoks valikuid. Lisaks saab juhataja registri alusel jälgida vastavate ülesannete täitmist, et määrata kindlaks tehtud tööde maht, hinnata personaliosakonna tulemuslikkust jne.

Sertifikaatide registreerimise päevikul 2019. aastal kinnitatud vorm puudub, igal ettevõttel on õigus seda säilitada mis tahes kujul. Saate osta valmis vormi ja täita selle või saate vormi välja printides teha meie mudeli järgi ise.

Mõned ettevõtted peavad väljastatud sertifikaatide üle arvestust elektroonilisel kujul, kasutades töövoo korraldamiseks MS Excelit või spetsiaalseid programme.

Ükskõik millisel kujul ajakiri organisatsioonis eksisteerib, on selle struktuur kui mitte sama, siis väga sarnane. Kell suurel hulgal koostamisel olevate dokumentide osas on lubatud korraldada nende diferentseeritud arvestus - näiteks liikide, osakondade jne kaupa.

Kui ametnik koostab päeviku ise, saab ta kasutada lihtsat A4-formaadis vihikut, pealkirjastada selle vastavalt ettevõtte nimega ning märkida kaanele ka alguskuupäev ja jätta ruumi järgnevaks lõppkuupäevaks.

2019. aasta tunnistuste registreerimise päevikus on soovitatav lehed nummerdada, vilkutada, tehes kinnituskirja “lehtede arv on õmmeldud ja kinnitatud päevikusse”, kinnitada pea allkirjaga ja panna pitsat.

Esimesel lehel on jaotis “Päevaraamatu pidamise eest vastutavad töötajad”, sellele saab sõltuvalt ettevõtte mahust eraldada 2-3 lehte.

Ajakiri eksisteerib ühes eksemplaris, seega haldab seda korraga üks inimene. Tavaliselt on selleks personaliametnik või sekretär-ametnik. Jaotise täitmisega ei tohiks raskusi tekkida. See väljastatakse mugava veergudega plaadi kujul:

• number järjekorras;
• ajakirjaga alustamine;
• töö lõpp;
• vastutava isiku nimi;
• tema positsioon;
• juhi korralduse andmed, mille alusel see töötaja registreerimise eest vastutab;
• allkiri.

Vormi põhiosa on esitatud ka tabelina ja sisaldab järgmist teavet:

• rea number. Iga väljaantud dokumendi jaoks on ette nähtud eraldi rida, ilma lünkadeta, et vältida registreerimise "tagasikuupäeva";
• tunnistuse väljaandmise kuupäev, mis ühtib dokumendil endal märgitud kuupäevaga;
• Dokumendi taotlenud töötaja täisnimi, tema ametikoht;
• dokumendi sisu (palga suuruse, pensionifondi sissemaksete, tööperioodi jms kohta);
• Väljaandva töötaja täisnimi ja ametikoht;
• väljaandmise eesmärk, väljaandmise koht;
• avalduse esitaja allkiri kättesaamiseks. Kui dokumenti ei antud üle isiklikult, tuleb fikseerida, kuidas see töötajale üle anti ( tellitud kiri, kuller);
• mittestandardsetel juhtudel on soovitatav luua täiendav veerg märkmete jaoks (näiteks sisestada sinna väljaminevad üksikasjad, kui need on olemas)

Veergude järjestus ja veergude pealkirjad peavad olema igal jaotusel identsed. Kui ajakiri lõpeb, saadetakse see arhiivi ja alustatakse uuega. Sel juhul on vaja märkida köidete nummerdamine kronoloogilises järjekorras.

Veaparandus

Parandused sertifikaadi registreerimise logis on lubatud. Vigane kirje kriipsutatakse läbi korraliku joonega ja õiged andmed märgitakse kas läbikriipsu kohale või, kui ruumi lubab, rida alla (ilma sellele reale uut seerianumbrit määramata).

Kui see on algselt üksinda trükitud, oleks mõistlik mitte paberiruumi kokku hoida ja ridu suuremaks teha, siis vajadusel teha parandused, ei pea lihvima ning plekk ei näe loetamatu ja lohakas.

Märge

Kadunud või kahjustatud personalidokumendid? sellest, mida sellistes olukordades teha, mis ja kuidas on taastatav ning mida enam taastada ei saa

Pärast paranduse väljastamist vastavalt kõikidele reeglitele on vaja selle kõrvale kinnitada silt “Õigendatud uskuma” ning päeviku pidamise eest vastutavate isikute ja tunnistuse väljaandja allkirjad (kui see on sama isik, loomulikult on ainult üks allkiri).

Kui kaua logi pidada

Vastavalt lõikele "f" artikkel. 358 "Organisatsioonide tegevuses tekkivate tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu", märkides ära föderaalarhiivi poolt 06.10.00 kinnitatud säilitustähtajad viidete ja dokumentide koopiate registrite jaoks, säilitusaeg 3 aastat (alates lõppkuupäev) on määratud.

See nimekiri andis esmakordselt täieliku loetelu personalitellimusi reguleerivatest probleemidest, eraldades need teist tüüpi tellimustest. Nagu näeme, on mõnel tellimusel mitte 75 aastat, vaid ainult 5 aastat säilivusaega.

Ja vastavalt punktile 3.5.5. "Arhiivitöö põhireeglid" personali korraldused on rühmitatud juhtumitesse vastavalt nende säilitamiseks kehtestatud tähtaegadele. Seetõttu tuleb 75-aastase ja 5-aastase säilitusaja tellimused vormistada eraldi toimikutesse ja seetõttu eraldi registreerida.

4. Taotluste ja märgukirjade registreerimise päevik

Seda päevikut saab käivitada eraldi või registreerida need dokumendid sissetulevatena. Need. need on lubatud registreerida saabuvate dokumentide registreerimise logis.

5. Teadete ja toimingute registreerimise päevik

See dokumentide massiiv tuleb registreerida eraldi ajakirjas. Ei ole harvad olukorrad, kus korralduse andmise ainsaks põhjuseks saavad toimingud ja teatised, mistõttu need on ebaõnnestumata peab olema registreerimisnumber.

6. Töötajatele väljastatud tunnistuste register

Sertifikaate saab registreerida eraldi või väljamineva dokumendina. Need. väljaminevate dokumentide ajakirjas saab registreerida tõendeid töökoha, töötasu jms kohta.

Kas ma pean registreerima kohalikud aktid?

Te ei leia sellele küsimusele selget vastust. Minu arvamust pole vaja. Ja sellepärast. Registreerimine annab dokumendile juriidilise jõu, s.o. kinnitab, et asus tööle kindlal päeval. Ka heakskiidutemplil on selline mõju. Kui kohalik akt kinnitatakse korraldusega ja korraldus registreeritakse, pole kohaliku akti enda registreerimisel enam mõtet.

Artiklis ei nimetanud me kõiki registreerimispäevikuid, mis igal tööandjal peaksid olema, vaid ainult registreerimispäevikud personal dokumente.

Lisaks ülaltoodule on vaja järgmist:

1. «Tööraamatute ja neis olevate lisade liikumise arvestusraamat» ning «Tööraamatute vormide ja nendes olevate lisade arvestuse kulude ja kviitungite raamat»;
2. Juriidilise isiku raamatupidamiskontrolli ajakiri, üksikettevõtja mida viivad läbi organid riiklik kontroll(järelevalve), valla kontrollorganid”;
3. "Sõjaväelise registreerimise riigi kontrollide register" (saab alustada esimesel kontrollil);
4. "Tööõnnetuste registreerimise ajakiri";
5. "Isiklike asjade ajakiri" (kui neid peetakse);
6. "Arvestuspäevik töötajate poolt kohustusliku tervisekontrolli läbimise kohta" (kui selline läbivaatus on).

Järgmises näitame, kuidas kujundada registreerimisvorm tellimuste salvestamiseks, töölepingud, sissetulevad dokumendid.