"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", 2008, N 21

Проверка дебиторской задолженности позволяет подтвердить и сверить сумму задолженности, числящуюся на счетах бухгалтерского учета, а также выявить расхождения и соответствующим образом отразить их. Рассмотрим, как учитывать и списывать дебиторскую задолженность.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Инвентаризация расчетов с поставщиками (подрядчиками), покупателями (заказчиками), подотчетными и прочими лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". В частности, счет 60 должен быть подвергнут тщательной проверке в отношении товаров, оплаченных, но находящихся в пути, и расчетов с поставщиками по неотфактурованным поставкам: он проверяется по документам в согласовании с данными корреспондирующих счетов.

Периодичность инвентаризации расчетов с дебиторами организация определяет самостоятельно и утверждает в учетной политике (п. 5 ПБУ 1/98) <1>.

<1> Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98 утверждено Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н.

Любая проверка дебиторской задолженности должна начинаться с проверки наличия документов по инвентаризации и правильности их заполнения. Во всех представленных документах проверяются наличие и подлинность подписей должностных лиц, а также отсутствие подчисток и исправлений.

Проверку можно начать с актов сверки расчетов с контрагентами. Унифицированной формы акта нет, поэтому организация должна утвердить в приложении к учетной политике свой вариант акта. В нем должны быть указаны дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Учитывая, что цель инвентаризации дебиторской задолженности заключается в подтверждении данных бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета, акты сверки нужно составлять по состоянию на отчетную дату.

Данные годовой бухгалтерской отчетности должны подтверждать остатки, выведенные по состоянию на 31 декабря отчетного года, поэтому фактически сверка расчетов в составе годовой обязательной инвентаризации возможна только в январе 2009 г.

Обязательность оформления актов сверки, направленных другой стороной, законодательством не установлена. К тому же часть актов сверки организация вплоть до оформления бухгалтерской отчетности может не получить от контрагента, да этого и не требуется. Организация вправе самостоятельно признавать свои расчеты верными (п. 73 ПВБУ) <1>.

<1> Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации утверждено Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.

Необходимо проверить применение унифицированных форм первичных документов по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Следует заполнить форму N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации".

Для оформления результатов инвентаризации нужно применять форму N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" и Приложение к ней "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами".

Акт должен быть составлен в двух экземплярах и подписан ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основе данных о выявленных по документам остатках сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, другой остается у комиссии.

В акте должны быть указаны:

• наименование организации-дебитора;
• счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
• суммы задолженности, подтвержденные и не подтвержденные дебиторами (графы 4 и 5);
• суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности (графа 6).

По видам задолженности к акту инвентаризации расчетов прилагается справка (Приложение к форме N ИНВ-17). Акт инвентаризации составляется по синтетическим счетам.

Результаты инвентаризации расчетов должны быть рассмотрены на заседании инвентаризационной комиссии. В ее задачи входят выявление причин, по которым необходимо внести уточнения в регистры бухгалтерского учета, и формирование рекомендаций по отражению в учете результатов инвентаризации. Руководитель организации, ознакомившись с выводами и предложениями инвентаризационной комиссии, издает распорядительный документ, в котором утверждается предложенный комиссией порядок регулирования расхождений.

Обнаруженные при инвентаризации расхождения между фактической суммой дебиторской задолженности и данными бухгалтерского учета должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а результаты годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.

Проверка показателей отчетности

Необходимо проверить взаимоувязку показателей разных форм отчетности. Дебиторская задолженность должна быть отражена по строкам 230 "Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)" и 240 "Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)" бухгалтерского баланса (форма N 1 <2>). Данные суммы должны быть увязаны с показателями Приложения к бухгалтерскому балансу (форма N 5 <2>) по разделу "Дебиторская и кредиторская задолженность".

Также по строкам 230 и 240 формы N 1 необходимо сверить общую сумму дебиторской задолженности, не уплаченную на отчетную дату, с данными бухгалтерского учета по дебиторской задолженности.

Отражение дебиторской задолженности в составе долгосрочной и краткосрочной в синтетическом и аналитическом учете не предусмотрено. Такая разбивка должна быть подтверждена справкой. Унифицированной формы справки нет, поэтому ее форму нужно утверждать как приложение к учетной политике.

Создание резервов

Создание резерва (бухгалтерского и налогового) должно быть оговорено в учетной политике. Организация может создавать или не создавать резервы по сомнительным долгам по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты деятельности организации (п. 70 ПВБУ). При этом необходимо прописывать одинаковые условия и для бухгалтерского, и для налогового учета либо не создавать такой резерв.

Если резерв по сомнительным долгам создается, нужно определить условия его формирования в бухгалтерском учете:

• резерв может быть создан только по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги (п. 70 ПВБУ);
• резерв создается по результатам проведенной инвентаризации дебиторской задолженности организации, в ходе которой инвентаризационная комиссия путем документальной проверки устанавливает правильность и обоснованность сумм дебиторской задолженности, включая те, по которым истекли сроки исковой давности (п. 70 ПВБУ и п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств <1>), причем сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, не погашенная в сроки, установленные договором, и не обеспеченная соответствующими гарантиями;
• создание резерва с указанием его общего размера, суммы по каждому сомнительному долгу и вероятности погашения долга должно быть закреплено в учетной политике организации (ПБУ 1/98).

Если в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета предусмотрено создание резерва, то необходимо проверить все перечисленные условия.

Формирование резерва на суммы пеней законодательством не предусмотрено. Пенями признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности при просрочке исполнения.

Таким образом, пени - это способ обеспечения исполнения обязательства, но не часть платы за отгруженный товар. Отсюда можно сделать вывод, что законодательством по бухгалтерскому учету не предусмотрено создание резервов по задолженности покупателя в сумме признанных им, но не уплаченных пеней (п. 1 ст. 329 Гражданского кодекса РФ). Следовательно, организация не имеет оснований для создания резерва по такой задолженности (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Создание рассматриваемого резерва отражается проводкой:

Д 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы", - К 63 "Резервы по сомнительным долгам".

Для списания суммы резерва по сомнительным долгам на дату погашения покупателем задолженности, которую организация ранее признала сомнительной, составляются записи:

Д 51 "Расчетные счета" - К 62 - получены денежные средства;

Д 63 - К 91, субсчет 1 "Прочие доходы", - списана сумма резерва по сомнительным долгам.

Если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва по сомнительным долгам, этот резерв в какой-то части не использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении баланса на конец отчетного года к финансовым результатам. В бухгалтерском учете присоединение таких сумм к прибыли отчетного периода, следующего за периодом создания резерва, также должно быть показано проводкой:

Д 63 - К 91-1 - списаны неиспользованные суммы.

При отражении в балансе кредитовое сальдо по счету 63 на начало и конец отчетного года относят в уменьшение дебетового сальдо по счету учета расчетов. Иначе говоря, сумму числящейся в бухгалтерском учете дебиторской задолженности, по которой создан резерв, в балансе проставляют за вычетом величины образованного резерва. Сумма образованного и отраженного в бухгалтерском учете резерва в пассиве баланса отдельно не показывается. Уменьшение дебиторской задолженности на сумму резерва производится без записей на счетах синтетического учета.

В налоговом учете при создании резерва по сомнительным долгам безнадежные долги также подлежат списанию за счет сформированного резерва. И только в случае его недостаточности разницу разрешается сразу списать во внереализационные расходы.

При наличии резерва по сомнительным долгам включать безнадежные долги в состав внереализационных расходов неправомерно.

Если резерв по сомнительным долгам не создается, то в бухгалтерском учете сумма дебиторской задолженности списывается в состав прочих расходов по дебету счета 91.

В налоговом учете сумма безнадежного долга в полном размере включается в состав внереализационных расходов организации на дату его списания (пп. 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). При этом в состав расходов списывается вся сумма задолженности, включая НДС (Письмо УФНС России по г. Москве от 5 июня 2007 г. N 20-12/052920).

Списание дебиторской задолженности

Списание просроченной дебиторской задолженности и других долгов, нереальных ко взысканию, является обязанностью организации. Если такие суммы не списаны, то искажаются данные бухгалтерской отчетности, в том числе сведения о прибыли (убытке) организации.

В бухгалтерском учете подлежат списанию долги (п. 77 ПВБУ):

• по которым истек срок исковой давности;
• нереальные ко взысканию по иным основаниям.

Списание задолженности необходимо отнести соответственно на счет средств резерва по сомнительным долгам либо на финансовые результаты, если в период, предшествовавший отчетному, суммы этих долгов не резервировались.

В налоговом учете подлежат списанию безнадежные долги. Необходимо проверить правильность отнесения сумм к безнадежным долгам.

Безнадежными (нереальными ко взысканию) долгами могут быть признаны долги (п. 2 ст. 266 НК РФ), по которым:

• истек установленный срок исковой давности (аналогично требованиям бухгалтерского законодательства);
• в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (как видим, в налоговом учете требования более жесткие, чем в бухгалтерском).

Нужно проверить и документальное оформление списания, т.е. наличие:

• приказа (распоряжения) руководителя организации о списании дебиторской задолженности;
• письменного обоснования бухгалтерии организации о необходимости списания (бухгалтерской справки);
• акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17);
• первичных документов (договоров и др.).

Для учета дебиторской задолженности, которая была списана с баланса вследствие неплатежеспособности дебитора или истечения срока исковой давности, предусмотрен забалансовый счет 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов". Такая задолженность должна учитываться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Ведение забалансового учета на счете 007 и соблюдение порядка контроля за списанной задолженностью тоже подлежат проверке.

Аналитический учет по счету 007 следует вести по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу. Если должник в течение пяти лет погасит задолженность, то в бухгалтерском учете должна быть сделана запись по кредиту счета 007. Если и по прошествии пяти лет долг не погашен, то также необходимо сделать запись по кредиту счета 007 на основании бухгалтерской справки.

М.Н.Чиркова

Аудитор ООО АФ "Финансы НН"

г. Нижний Новгород

Налога при применении УСН задолженность не признается расходом (п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274), данная статья будет интересна в первую очередь на ОСНО. Рассмотрим, какие требования нужно соблюсти для списания и как эту процедуру в «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0.

Требования к списанию дебиторской задолженности

Чтобы учесть дебиторскую задолженность при расчете налога нужно соблюсти ряд требований:

долг должен иметь истекший срок исковой давности (организация не ликвидирована, но добиться от нее возврата долга не получается);

фирма должна быть исключена из или должна быть получена справка из МВД о невозможности разыскать учредителей;

Если задолженность числится за ИП, то выписки из о его исключении из реестра недостаточно, чтобы признать задолженность безнадежной, так как ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (Письмо Минфина РФ от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Задолженность может быть списана только в случае смерти но с учетом попытки взыскания долга с его наследников, так как наследники отвечают по его долгам в пределах наследованного имущества, или если есть решение суда о невозможности взыскания, так как невозможно местонахождение ИП.

приказ о списании задолженности;

выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о ликвидации организации, исключении ИП из реестра (если есть);

решения суда.

Все эти документы, а также подтверждающие списанную задолженность, нужно хранить 5 лет.

При оформлении корректировки долга нужно учитывать, что при авансе поставщику в поле «Списать » нужно указать «Авансы поставщикам ».

Неподтвержденная дебиторская задолженность

Если числящаяся на счетах дебиторская задолженность не подкреплена первичными документами или подтверждается только актом сверки, то доказать ее реальность в суде вы не сможете. Акт сверки не входит в перечень первичной учетной документации, которая подтверждает совершение хозяйственных операций – это подтверждают постановления ФАС Московского округа от 14.08.2009 № КА-А40/4665-09-2, ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.04.2010 по делу № А10-38883/2009 и письмо ФНС «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности» от 16.12.2010 № ШС-37-3/16955.

Подобную задолженность все равно требуется списать, но списывать ее нужно за счет прибыли, не учитывая в расходах для целей налогообложения. В редакции 3.0 «1С:Бухгалтерии 8» это отражается так: в документе «Корректировка долга » в поле «Прочие доходы и расходы выбираем » статью затрат «Прочий расход, не учитываемый в целях налогообложения» .

Этим же способом можно воспользоваться, если размер задолженности небольшой, и издержки на суд будут больше, чем взысканная с должника сумма.

дебиторская задолженности инвентаризация ИП

Долги бывают разные. Классической дебиторской задолженностью считается задолженность, возникающая в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения юридическим лицом обязательств в соответствии с договором поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг. Кроме того, на практике часто встречается задолженность, появившаяся из неисполнения обязательств по договорам займа, поручительства, а также по выданным гарантиям и выкупленным правам требования.

Любое право, в том числе и право требования долга, должно быть надлежащим порядком подтверждено.

Задолженности имеют различную степень подтверждения:

• без документального подтверждения;
• подтвержденные первичной документацией;
• по выкупленным или иным образом приобретенным правам требования встречаются долги, подтвержденные вступившим в законную силу решением суда.

При анализе долга необходимо понимать, с какими документами придется идти в суд и взыскивать задолженность.

Долг без документального подтверждения

С этим долгом работать проще всего. В суд идти не с чем. Взыскать его в судебном порядке нельзя. Казалось бы, спиши его и забудь. Но не все так просто. Вообще, в вопросе взыскания долгов простые ситуации встречаются крайне редко. Задолженность – это неприятно, хлопотно, а для юридического лица хлопотно вдвойне. Дело в том, что для целей налогообложения можно списать лишь тот долг, по которому истек срок исковой давности. Мало того, отнести его на расходы можно только при наличии документов, подтверждающих образование долга и его срок.

Данный подход – это не наши страшные фантазии. Именно это толкование пп. 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса Российской Федерации нашло отражение в определении Верховного Суда Российской Федерации от 29 апреля 2015 г. № 309-КГ15-3698 по делу № А60-1941/2014, письмах Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и ФНС России от 6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955.

Чиновники сошлись во мнении, что наличие первичных документов, подтверждающих образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, является обязательным условием для включения списанной дебиторской задолженности в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения.

Но и это не все, что придется учесть, если вы решили списать долг в состав расходов. Долг должен быть включен в состав расходов или доходов только в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности. Казалось бы, положение организации не ухудшается: когда хочу, тогда и списываю, но нет. Не верите нам, проверяйте, внимательно читая аргументацию судей и чиновников в постановлениях Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 15 июня 2010 г. № 1574/10 по делу № А56-4354/2009 и от 22 февраля 2011 г. № 12572/10 по делу № А40-65335/09-98-396, а также в Письме ФНС России от 8 декабря 2014 г. № ГД-4-3/25307@.

С 1 июня 2015 г. у держателей долга добавилось «головной боли» от изменения редакции п. 2 ст. 206 Гражданского кодекса Российской Федерации. Теперь данная норма гласит: «Если по истечении срока исковой давности должник или иное обязанное лицо признает в письменной форме свой долг, течение срока исковой давности начинается заново».

А значит, буквальное толкование данной нормы означает, что в налоговом учете списанная безнадежная дебиторская задолженность таковой уже не является. А раз это не безнадежный долг, то его придется восстановить.

Казалось бы, норма направлена на защиту кредитора, ведь если должник по истечении срока исковой давности сообщит (обязательно в письменной форме), что помнит про долг и при первой возможности расплатится, то можно попытаться взыскать долг.

Однако пообещать – не значит погасить, но, направив письмо, должник получает возможность корректировать свою базу по налогу на прибыль. Напоминаем, что согласно п. 18 ст. 250 НК РФ к внереализационным доходам относятся суммы кредиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям. То есть, когда у держателя долга возникает право отразить задолженность в расходах, у должника появляется обязанность отразить задолженность в доходах.

Таким образом, и долг для целей налогообложения не списать, и перспективы взыскания туманны, и безответственный должник получает налоговые преимущества, а кредитор… ну, вы понимаете.

Долги, подтвержденные документами

Здесь все еще интересней. Документы должны не просто быть в наличии, а оказаться достаточными для подтверждения долга. Учитывая, что оценку достаточности документов, подтверждающих долг, будет в конечном итоге определять суд, и мы предлагаем обратиться к судебной практике.

В Информационном письме Президиума ВАС РФ от 22 ноября 2005 г. № 101 «Обзор практики разрешения арбитражными судами дел, связанных с признанием недействительными публичных торгов, проводимых в рамках исполнительного производства» сформулирована следующая позиция:

«Документами, подтверждающими дебиторскую задолженность, являются оригиналы или заверенные в установленном порядке копии договоров или иных правоустанавливающих документов, определяющих существо и подтверждающих действительность прав требования и соответствующих обязательств, акт сверки задолженности, подписанный должником и его дебитором, либо заменяющие его документы».

Отсюда следует, что даже договор не может считаться документом, достаточным для подтверждения долга, поскольку он не является первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции, а значит, и о факте наличия задолженности. Таким образом, к договору должна прилагаться соответствующая «первичка».

По договору займа это будет расписка о получении денег или платежное поручение с отметками о перечислении, о том, что заем предоставлен. При этом перечисленный заем должен еще фактически дойти до адресата, но тут уже бремя доказывания того, что заем получен не был, лежит на ответчике.

Для договоров поставки – это товарная накладная (форма ТОРГ-12) или универсальный передаточный документ (УПД) с отметкой покупателя о принятии товара. По договору подряда такими документами могут быть акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы и др.

Обращаем внимание: акт сверки расчетов не является достаточным доказательством наличия долга (см. постановления Арбитражного суда Московского округа от 25 ноября 2014 г. № Ф05-3902/2014 по делу № А40-62815/2013, Федерального арбитражного суда Центрального округа от 30 апреля 2014 г. по делу № А62-1064/2013, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 1 октября 2014 г. № Ф07-7430/2014 по делу № А56-22716/2013).

Нельзя забывать, что при оформлении документов могут быть допущены существенные ошибки, что делает взыскание долга проблематичным. Так, часто в документах имеются противоречия. Например, в договоре фигурирует одна стоимость, а в накладных или актах выполненных работ – другая. Если договор не содержит оговорки, что стороны вправе корректировать стоимость при подписании накладных, актов или иной, аналогичной по смыслу, то вероятность взыскания задолженности в объеме, указанном в первичке, становится спорной. Если же такая оговорка включена в текст договора, то возникает вопрос, кем подписана первичка и были ли у лица, подписавшего документы, необходимые полномочия.

Отдельные проблемы при взыскании долга возникают из-за специфики документооборота, когда, например, на договорах проставляется одна печать, а на первичке – другая. При отсутствии документов, объясняющих специфику документооборота, или хотя бы частичной оплаты по спорным документам высока вероятность получить заявление об отказе от факта приемки со всеми вытекающими.

Нередко документы фальсифицируют менеджеры кредитора. Так, опасаясь санкций и штрафов за несвоевременную подготовку сделки, именно они могут представить подложные документы. Много полезной информации по этой теме вы можете найти в статье «Долг есть. Взыскать нельзя бездействовать. Ищем запятую ».

Выкупленный долг, подтвержденный судебным актом

Выкуп долгов или принятие на баланс сторонних долгов в соответствии с уступкой требования может осуществляться по многим причинам. Ими могут быть:

• текущая работа с дебиторской задолженностью, когда организация принимает права требования от своих должников, надеясь получить взыскание за счет их дебиторской задолженности;
• обращение взыскания на дебиторскую задолженность в ходе исполнительного производства;
• планы заработать на электронных торговых площадках при продаже дебиторской задолженности в ходе исполнительного или конкурсного производства.

При получении долгов обращайте внимание на перечень документов, которые будут переданы с дебиторкой.

Помните, что окончательную точку в вопросе достаточности предоставленных документов, подтверждающих наличие задолженности, будет ставить суд.

Получая долг, подтвержденный судебным актом, необходимо будет как минимум оформить процессуальное правопреемство. В большинстве случаев для этого достаточно документов, подтверждающих перевод права требования (документов, подтверждающих выкуп долга на торгах, договора уступки права требования и пр.). При этом на сегодняшний день наметилась неприятная тенденция: если даже факт наличия задолженности и переход права требования подтверждены судебными актами, то для инициирования банкротства должника или включения в реестр требований кредиторов этого пакета документов будет недостаточно. В рамках дела о банкротстве суд все равно попросит предоставить всю первичку (см. например, обособленный спор ООО «ПрофтранС» в рамках дела о банкротстве № А56-43568/2015, дело об инициировании банкротства ООО «СВК» № А56-9450/2017 и многие другие).

Что делаем мы?

В зависимости от объема предоставленных вами в подтверждение долга документов в срок от 1 до 5 рабочих дней мы:

• проверим достаточность документов, подтверждающих наличие долга, и наличие ошибок в их оформлении, которые могут препятствовать взысканию долга;
• выработаем стратегию судебной позиции;
• сделаем предварительный расчет суммы исковых требований исходя из имеющихся документов.

Сотрудники нашей компании обладают необходимыми навыками и знаниями, которые позволяют после анализа документов оценить целесообразность подачи иска, выявить ошибки в оформлении документов, которые препятствуют получению положительного судебного акта, и дать рекомендации по их устранению.

Стоимость услуги определяется индивидуально и зависит от объема документов, длительности нашего с вами сотрудничества и последующей работы по взысканию задолженности

Для чего нужно подтвердить долг? Когда документов по образовавшейся задолженности контрагента может не хватить? Почему так важно помнить об оформлении акта сверки расчетов? Как оператор может доказать наличие долга за превышенный абонентом трафик? Во всех ли случаях для истребования задолженности нужно наличие договорных отношений?

Ответ на этот вопрос не так прост, как может показаться, иначе количество судебных разбирательств с участием должников и кредиторов было бы значительно меньше. В консультации предлагаем рассмотреть несколько судебных решений, участниками которых являлись операторы связи, требовавшие погашения долгов от своих клиентов. Причем речь пойдет и о физических, и о юридических лицах.

ДЛЯ ЧЕГО НУЖНО ПОДТВЕРДИТЬ ДОЛГ?

Очевидно, чтобы должник согласился со своей задолженностью и - самое главное - ее погасил. К этому обязывают нормы гражданского законодательства, регулирующего предпринимательскую деятельность. В частности, в силу п. 3 ст. 1 ГК РФ при установлении, осуществлении и защите гражданских прав и при исполнении гражданских обязанностей участники гражданских правоотношений должны действовать добросовестно. Согласно п. 4 ст. 1 ГК РФ никто не вправе извлекать преимущество из своего незаконного или недобросовестного поведения.

В процессе сделок (исполнения условий договоров) у сторон возникают права, требования и обязательства. Последние должны исполняться надлежащим образом в соответствии с их условиями и нормами закона (ст. 309 ГК РФ). Должник несет расходы на исполнение обязательства, исходя из его условий. В частности, получив товар, покупатель должен его оплатить. Равно как и продавец должен отгрузить товар при получении предоплаты. Документами, подтверждающими возникновение обязательств, являются отгрузочные (накладные, товарно-транспортные накладные) и банковские (платежные поручения, выписки по расчетному счету) документы.

С услугами сложнее. Подтвердить факт их оказания, а соответственно, возникновение обязательства заказчику перед исполнителем сложнее, особенно если нет материально-вещественного результата. В гражданском законодательстве (ни в гл. 37 «Подряд», ни в гл. 39 «Возмездное оказание услуг») нет четких указаний, как подрядчику (исполнителю) зафиксировать объем и стоимость выполненных работ (оказанных услуг) и подтвердить их документами. Все зависит от конкретной ситуации.

КОГДА ДОКУМЕНТОВ ПО ДОЛГУ МОЖЕТ НЕ ХВАТИТЬ?

Услуги связи являются достаточно специфичными и подтверждением их оказания должны быть данные специального сертифицированного оборудования. В отсутствие такого надлежащего подтверждения исполнителю услуг может быть отказано во взыскании долга. Пример - Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.01.2017 № 09АП-60602/2016.

В качестве доказательств заявленного требования о погашении задолженности исполнитель представил счета, деталировку к счету за услуги связи, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг) с указанием их стоимости за отчетный период.

Основанием для осуществления расчетов за услуги связи являются показания оборудования связи, учитывающего объем оказанных оператором услуг связи (ст. 54 Закона о связи). Оборудование, используемое оператором связи для учета объема оказанных услуг, и автоматизированные системы расчетов подлежат обязательной сертификации (Постановление Правительства РФ от 25.06.2009 № 532).

В ходе судебного разбирательства истец не предоставил сведения о том, на каком именно оборудовании был произведен учет оказываемых услуг, не представлены акты подключения, обязанность подписания которых указана в договоре. В частности, услуги телефонной связи оказывались в рамках отдельных заказов. Каждый из них вступает в силу после подписания заказчиком - пользователем услуг телефонной связи.

Указанных документов оператор не представил, вместо этого на рассмотрение арбитров были предложены доказательства направления первичных документов через специализированный интернет-ресурс и детализация оказанных услуг связи, которая по условиям договора и требованиям законодательства в сфере связи не являлась доказательством оказания услуги связи именно их заказчику.

Для сравнения, в Постановлении АС ПО от 19.12.2016 № Ф06-15147/2016 оператору пришлось представить следующие документы, подтверждающие достоверность сведений, содержащихся в деталировках оказания услуг: разрешение на эксплуатацию сооружения связи с приложением, сертификат соответствия оборудования с приложением, а также ответ управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций о продлении разрешений на эксплуатацию оборудования, указанного в приложении к письму. Данными документами был подтвержден факт использования истцом для учета объема оказанных услуг сертифицированного оборудования, обеспечивающего правильность учета соединений и их продолжительности.

НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ОБ АКТЕ СВЕРКИ РАСЧЕТОВ.

Об этом немаловажном документе напомнили арбитры в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.01.2017 № 09АП-61172/2016-ГК. В данном деле оператор оказывал не совсем традиционные услуги: резервирование мест в линейно-кабельных сооружениях (ЛКС) для размещения кабелей связи пользователя, муфт оптических кабелей связи, эксплуатации ЛКС для указанных целей.

В соответствии с условиями заключенного договора исполнитель предъявляет пользователю после окончания каждого месяца оказания услуг счет и акт об оказании услуг (выполнении работ) в двух экземплярах. Названные документы в полном объеме были представлены в материалы дела, но ответчик счел их нелегитимными, так как он посчитал сам договор недействующим. Заказчик передал кабели третьим лицам, не уведомив об этом должным образом исполнителя, в ЛКС которого находились кабели.

Оператор как истец представил акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами по делу, что подтверждает признание ответчиком факта наличия задолженности за спорный период. Довод ответчика о том, что линии находились на балансе не только у него, но и у третьих лиц, не опровергает доводы истца о том, что ответчику оказывались услуги. Ответчик не представил в материалы дела мотивированного отказа от подписания актов оказанных услуг (выполненных работ).

К сведению.

Акт сверки расчетов с контрагентами не относится к первичным документам. Расчеты подтверждаются актами оказанных услуг (выполненных работ) и платежными документами. Поэтому бухгалтер вправе составить акт сверки в произвольной форме и с удобными для себя реквизитами. Их набор минимален, о чем свидетельствуют предусмотренные во многих программно-прикладных продуктах документы - акты сверки. Они включают данные о контрагенте, с которым проводится сверка, а также даты, номера первичных документов, подтверждающих хозяйственные операции, включая суммы, на которые они были совершены при исполнении сторонами сделки.

Оказывается, акт сверки может помочь не только подтвердить расчеты с контрагентом, но и обосновать, правильно рассчитать штрафные санкции в случае неисполнения партнером своих обязательств. Напомним: согласно п. 1 ст. 330 ГК РФ неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору при неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательства, в частности в случае просрочки исполнения.

Датой получения доходов в виде штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также в виде сумм возмещения убытков (ущерба) является дата их признания должником либо дата вступления в законную силу решения суда. Если кредитор учитывает указанные суммы на дату их признания заемщиком, документом, свидетельствующим о признании должником обязанности по уплате кредитору в полном либо в меньшем размере штрафов, пеней, иных санкций за нарушение договорных обязательств, может быть двусторонний акт, подписанный сторонами (соглашение о расторжении договора, акт сверки и т. п.) (письма ФНС РФ от 10.01.2014 № ГД-4-3/108@, Минфина РФ от 30.10.2014 № 03‑03‑06/1/54946).

При отсутствии подписанного акта сверки или же полной либо частичной фактической уплаты кредитору сумм санкций, свидетельствующих о признании должником обязанности по уплате штрафов, пеней, иных санкций, основания для признания соответствующих сумм в составе доходов кредитора отсутствуют (Письмо ФНС РФ от 23.06.2016 № СД-4-3/11239@). Следовательно, должник в такой ситуации может предъявить претензии по правильности расчета штрафных санкций.

КАК ДОКАЗАТЬ НАЛИЧИЕ ДОЛГА ЗА ПРЕВЫШЕННЫЙ ТРАФИК?

Необходимость в этом возникает при использовании в расчетах фиксированных платежей, как, например, произошло в случае, рассмотренном в Постановлении АС СЗО от 16.01.2017 № Ф07-12700/2016. Предметом заключенного между операторами договора являлось межсетевое взаимодействие. Исполнитель обязался предоставлять заказчику услуги по присоединению сетей, а также по пропуску трафика.

Стороны договорились, что счета за услугу присоединения сетей сторон и прочие единовременные платежи выставляются исполнителем до начала оказания услуг. Счета на ежемесячную плату за пропуск трафика (и все другие периодические платежи) выставляются исполнителем до начала периода, в котором будут оказаны услуги.

Плата за превышение объема трафика или дополнительно оплачиваемый трафик осуществляется ежемесячно после оказания услуг и подписания акта приема-сдачи оказанных услуг. Исполнитель выставляет заказчику отдельный счет за превышение трафика либо включает цену превышения трафика отдельной строкой в следующий счет.

В обоснование требования о взыскании долга исполнитель представил такие доказательства: выписку из автоматизированной системы о превышении объема трафика, копии счетов и актов приема-передачи оказанных услуг, списки почтовых отправлений, электронную переписку между сторонами. Поначалу судьи не приняли эту переписку, поскольку сторонами не согласована возможность направления документов по электронной почте.

Между тем электронная переписка представлена оператором не в качестве доказательства отправки абоненту документов (акты и счета были направлены по почте), а как подтверждение получения названных документов. Причем абонент не оспаривал наличие между сторонами переписки по электронной почте, равно как и полномочия лица, ведущего данную переписку. Были также поставлены под вопрос полномочия главного бухгалтера, который подписал и тем самым заверил выписку из автоматизированной системы. Полагаем, это не лишает документ легитимности.

Дело отправлено на новое рассмотрение, причем есть все основания полагать, что представленных оператором документов будет достаточно для подтверждения задолженности за оказанные услуги, превышающие установленную «квоту» трафика.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫ ЛИ ДОГОВОРНЫЕ ОТНОШЕНИЯ?

В процессе коммерческой деятельности субъекты правоотношений оформляют их между собой, чтобы иметь возможность защитить свои права и интересы. Это обязывают делать не только требования гражданского законодательства, но и обычаи делового оборота. Кроме того, есть прямая норма, обязывающая операторов оказывать услуги связи пользователям на территории РФ на основании договора об оказании услуг связи.

Пользователь, с которым оформлены договорные отношения, - абонент, обязанный оплачивать оказанные ему услуги. Однако на практике не все, кто пользуется услугами связи, являются абонентами. Иногда услуги потребляются лицами, с которыми не оформлены договорные отношения в установленном порядке. Дает ли это им право не оплачивать выставленные счета по потребленным услугам связи?

Системное толкование норм Закона о связи приводит к выводу о том, что пользователи услуг связи обязаны платить (независимо от того, оформлены или нет с ними отношения у операторов связи). Сказанное подтверждают и судебные решения. Одна из встречающихся ситуаций - отсутствие договорных отношений у государственных заказчиков. Вернее, договорные отношения изначально были, но потом срок договора истек, тем не менее оператор продолжает оказывать услуги связи даже без договора.

К этому его обязывает упомянутый закон, согласно которому операторы связи не вправе в одностороннем порядке приостанавливать и (или) прекращать оказание услуг связи для нужд обороны, безопасности государства и обеспечения правопорядка. А потому операторы не могут прекратить оказание услуг из-за отсутствия государственного контракта, что не освобождает потребившего услуги заказчика от обязанности их оплатить. Постановление АС СЗО от 13.01.2017 № Ф07-12336/2016 - лишнее тому доказательство.

Оказание услуг военному учреждению как государственному заказчику подтверждается данными, полученными с помощью оборудования истца, используемого для учета объема оказанных услуг связи, счетами-фактурами, счетами на оплату. Этого достаточно, чтобы даже без действующего договора удовлетворить иск исполнителя услуг. Причем даже в описанном случае отношения между сторонами имели место (хозяйственные операции совершались), просто они не были оформлены в установленном порядке.

КОГДА ДОКУМЕНТЫ НЕ ПОМОГУТ ПОДТВЕРДИТЬ ДОЛГ?

Оказывается, такие ситуации встречаются в практике операторов, одна из них - несанкционированный доступ в сеть со стороны третьих лиц. Обязанность противодействовать этому возложена на операторов, а потому если они халатно к ней относятся, то безуспешными будут их попытки взыскать долг с абонента за услуги связи, которых он не потреблял на самом деле (по причине доступа к ним третьих лиц).

Обратимся к Постановлению АС УО от 16.12.2016 № Ф09-10392/16. Абоненту был выставлен счет за международные услуги связи, которых он не заказывал и не потреблял. По факту несанкционированного подключения абонент обратился в следственные органы, однако в возбуждении уголовного дела было отказано по причине того, что на достаточно большом протяжении доступ к абонентской линии свободен.

Таким образом, надлежащие меры со стороны оператора связи по защите телефонных линий предприняты не были. Причем действия по предотвращению несанкционированного доступа совершал сам абонент, требовавший заблаговременно прекратить предоставление услуг междугородней связи. Однако оператор продолжил оказание данных услуг, не обеспечив должной защиты линии связи. Представленные оператором акты проверок, опровергающие сказанное и составленные в одностороннем порядке, не были приняты во внимание арбитрами. В итоге оператору связи не удалось доказать возникновение задолженности абонента за спорные услуги.

Для сравнения: в похожей ситуации оператору удалось доказать задолженность абонента по существенно превышенным потребленным услугам. Но виноват в этом в большей степени был именно потребитель услуг подвижной связи. Как следует из Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 08.12.2016 № 09АП-55053/2016-ГК, оператор предоставил предприятию корпоративную связь. Один из идентификационных модулей (сим-карта) сотрудник предприятия потерял, о чем не было своевременно сообщено оператору, и услуги связи продолжали оказываться.

В Правилах оказания услуг телефонной связи четко сказано, что абонент несет обязательства по оплате оказанных оператором связи услуг подвижной связи до момента получения оператором связи уведомления об утрате идентификационного модуля. Это было прописано и в договоре, заключенном предприятием с оператором связи. Действия, направленные на получение услуг, совершенные с абонентским оборудованием - с работающей

сим-картой абонента, считаются совершенными от его имени и в его интересах.

То обстоятельство, что оператор не обратил внимания на существенный рост потребления услуг связи, не является основанием для одностороннего отказа абонента от исполнения обязательства по оплате. Условиями договора предусмотрено право оператора на ограничение предоставления услуг в случае превышения кредитного лимита, но не обязанность введения такого ограничения. Само по себе потребление услуг подвижной связи именно в интересах абонента не является существенным обстоятельством по делу, поскольку утерянная сим-карта до момента заявления об утере числилась за предприятием.

В итоге халатность сотрудника, своевременно не заявившего об утере идентификационного модуля, дорого обошлась предприятию, которому пришлось погасить долг за услуги связи до момента блокировки утерянной сим-карты.

ПО КАКИМ ДОКУМЕНТАМ ОТРАЗИТЬ ДОЛГ В УЧЕТЕ?

Вопрос не праздный хотя бы потому, что Закон о бухгалтерском учете требует подтверждать хозяйственную операцию первичным учетным документом. Причем в законе говорится именно об одном документе для одной операции, что формально не запрещает подтверждать бухгалтерскую запись несколькими документами. Но зачем? Это же нерационально. У операторов связи данные об оказанных услугах формируются и выгружаются в бухгалтерскую программу в автоматическом режиме из оборудования по учету объема оказанных услуг. Условно первичным документом можно считать счет на оплату оказанных услуг, однако это в большей степени односторонний документ. То есть он составляется исполнителем и не требует подписи заказчика, который может быть не согласен с информацией в счете в определенных ситуациях. Полноценным двусторонним документом, на основании которого можно с уверенностью отражать задолженность абонента, является акт оказанных услуг. На самом деле не так важно, какой из обозначенных документов считать первичным. Почему?

Потому что объем оказанных услуг характеризует в первую очередь доходы оператора, не отражать которые из-за того, что абонент не согласен со счетом или актом, нет оснований. Ведь, оказывая услуги, оператор понес расходы, поэтому он имеет право на получение доходов. Другой вопрос, что доходы корреспондируют со счетом учета расчетов, и задолженность абонент может оспорить (как, например, при необеспечении оператором защиты от несанкционированного доступа в сеть со стороны иных лиц). В данном случае бухгалтер вправе создать резерв под указанную задолженность, предполагая, что при неблагоприятном исходе спора взыскать долг не удастся. Для резервирования также нужны основания и первичный документ.

По нашему мнению, причиной для создания резерва вполне может стать резкое увеличение трафика, а обосновывающим документом является решение, принятое исходя из претензии абонента и актов самого оператора, свидетельствующих о несанкционированном доступе в сеть и о том, что в этом есть вина оператора связи.

В общем случае решение о признании долга сомнительным принимается по каждой задолженности, но сегодня этот процесс можно автоматизировать, не забывая проводить инвентаризацию и проверять все долги на реальность или нереальность их погашения.

* * *

Подведем итог. Счета, счета-фактуры и акты выполненных услуг являются безусловным подтверждением факта оказания услуг, их стоимости и объема за расчетный период. Эти документы, в свою очередь, базируются на показаниях оборудования учета расчетов, представляемых в виде детализации или в ином виде, что тоже подтверждает объем оказанных абоненту связи услуг.

Организация начисляет резервы по сомнительным долгам. С этой целью проводится инвентаризация расчетов и оформляется акт инвентаризации ИНВ-17. При каких условиях задолженность считается подтвержденной - читайте в статье.

Вопрос: Организация на ОСН занимается оптовой торговлей, в бухгалтерском и налоговом учете начисляем резервы по сомнительным долгам. Как известно для начисления резерва в налоговом учете необходимо провести инвентаризацию расчетов, в связи с этим оформляем Акт инвентаризации ИНВ - 17. В этой форме есть две графы: задолженность подтвержденная и задолженность неподтвержденная. Для того, чтобы считать задолженность подтвержденной, нужен обязательно подписанный контрагентом акт сверки или можно считать ее подтвержденной также в том случае если все первичные документы подтверждающие задолженность имеются?

Ответ: ИНВ-17 предусматривает отражение в них сумм дебиторской задолженности, как подтвержденной, так и не подтвержденной дебиторами, а также сумм задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Задолженность считается подтвержденной контрагентом при наличии первичных документов и актов сверки или иной документ, подтверждающий согласие контрагента с этой задолженностью. Законодательством не сказано, что именно акт сверки подтверждает согласие контрагента с задолженностью. Это может быть иной документ от контрагента. Исключение только составляют расчеты с банками и бюджетами.

Вместе с этим для того, чтобы считать задолженность подтвержденной не обязательно составлять акты сверок с контрагентами. К акту инвентаризации дебиторской задолженности можно приложить документы, подтверждающие ее возникновение, например:

• договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;
• товарные накладные;
• акты выполненных работ (оказанных услуг);
• акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.

Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1 .

Также Минфин России в письме от 26 июля 2006 г. N 03-03-04/1/612) обратил внимание, что положениями ст. ст. 265 и 266 Налогового кодекса РФ не установлено ограничение на учет в составе резервов по сомнительным долгам только сумм дебиторской задолженности, подтвержденной дебиторами.

Поэтому в расчетах суммы сомнительной задолженности для налогообложения следует учитывать все суммы дебиторской задолженности по отгруженным товарам, работам, услугам, признанные подтвержденными результатами инвентаризации (Письмо Минфина России от 26 июля 2006 г. N 03-03-04/1/612).

Обоснование

Акт сверки, который поможет встретить 2016 год без долгов

Почему в декабре: надо обосновать цифры в годовом балансе и продлить сроки давности

Во время инвентаризации надо уточнить не только активы, но и обязательства. Для этого необходимо подписать с контрагентами акты сверки. Документ можно составить по унифицированной форме ИНВ-17 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Но удобнее составить в своей форме, чтобы учесть специфику компании (см. образец).

В шапке акта надо записать дату, название документа, период сверки и наименование сторон, а также номер договора, по которому компании сверяют расчеты. Для сверки в акте стоит записать номера и даты первички, по которым отражены операции в учете. Например, накладные, акты, платежки и пр. Так контрагент сразу увидит, откуда взялся долг, и ему будет проще проверить правильность цифр.

В акте стоит сделать две графы: по своим данным и данным контрагента. Обе графы можно заполнить автоматически. Если у покупателя что-то не совпадает, он распечатает и вышлет свой акт с расхождениями. Если все в порядке, то подпишет и вышлет экземпляр без разногласий.

Контрагент быстрее подпишет акт, если привести в нем дату, когда это надо сделать, и подчеркнуть, что при просрочке долг считается подтвержденным обеими сторонами.

Антикризисная инструкция по учету безнадежных долгов

Результаты инвентаризации оформляют актом по форме ИНВ-17 или другой форме, разработанной компанией. В документе отдельно отражают задолженность, признанную и не признанную контрагентами, а также дебиторку с истекшим сроком исковой давности. В ходе ревизии компания анализирует договоры, первичку, платежные документы и сверяет их с данными учета. Кроме того, направляет своим контрагентам акты сверки. Но свериться получается не со всеми должниками. Одни из них не отвечают на письма, от других конверты приходят с отметкой «Адресат не найден». Если связи с контрагентом нет, надо перейти к шагу № 2.

Инвентаризацию долгов можно провести без сверки с контрагентом

«…Два раза в год проводим инвентаризацию расчетов и списываем просроченную «дебиторку» и «кредиторку». Обязательно ли в этом случае рассылать контрагентам акты сверки? И надо ли сверяться с контрагентами, по которым в учете сложилось нулевое сальдо?..»

— Из письма главного бухгалтера Натальи Колосовой, г. Москва

Наталья, ваша компания не обязана рассылать акты контрагентам, в том числе тем, по которым значится нулевое сальдо.

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в бухучете (п. 3.44 Методических указаний по проведению инвентаризации, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49). Требований к порядку проведения проверки нет, поэтому компания устанавливает их сама. Значит, вправе просто сверить данные учета с суммами в «первичке» (накладных, актах на работы и услуги, платежках, выписке банка и т. д.).

Заметим, что иногда такие акты подписывать невыгодно. Если контрагент подтвердит задолженность, которую не собирается погашать, компания не сможет ее списать как безнадежную (п. 2 ст. 265 , п. 2 ст. 266 НК РФ). Ведь срок давности начнет исчисляться заново (