Dragi colegi, am lansat o revistă „goală” - cu titluri de coloane goale.

Dacă decideți să păstrați un jurnal de contabilitate/înregistrare a oricăror documente sau evenimente greu de găsit la vânzare, puteți achiziționa jurnalul nostru „blank” și completați „titlurile” coloanei sale în felul dumneavoastră.

Vă oferim mai jos exemple de completare a conținutului revistelor:

• Jurnalul de înregistrare a certificatelor eliberate angajaților
• Jurnalul de înregistrare și contabilitate a documentelor eliberate angajaților
• Jurnal de atribuire a locurilor de muncă
• Registrul actelor
• Jurnalul de înregistrare a notelor oficiale (memo, note explicative etc.)
• Jurnalul de înregistrare și contabilitate a cardurilor personale

Revista este „alb” - cu titluri goale, graficul este publicat într-un format convenabil (A4, carte).

Husa este groasa si rezistenta (carton gros lucios 300 g + PVC).

Hârtie albă de înaltă calitate 80 g 72 pagini

Liniile sunt clare. În acest caz, liniile se potrivesc. Peste 2100 de linii pentru intrări. Lățimea coloanelor este convenabilă.

Pagina de titlu a unei reviste „goale” - cu titluri goale, graficul arată astfel:

Astfel, pe pagina de titlu a unui jurnal „vide” - cu titluri goale, coloana se completează independent cu numele angajatorului, și mai scrie că este înregistrată/contabilizată în jurnal. Să dăm exemple.

Exemplul 2

Coloana „Început: „___”_________20___.” completat la deschiderea jurnalului. Coloana „Finalizat: „___”_________20___.” completat când jurnalul este închis.

Pe paginile a doua și a treia ale revistei există o secțiune „Angajații responsabili de întreținerea revistei”.

Paginile rămase ale jurnalului conțin coloane goale - 5 coloane pe fiecare pagină. Prima coloană este puțin mai îngustă, restul au aceeași lățime. Pe lângă linia antetului, fiecare pagină are 30 de rânduri de completat.

Dacă doriți să păstrați un jurnal cu câteva coloane (1-5), atunci puteți face înregistrări pe fiecare pagină. Dacă intenționați să păstrați un jurnal cu mai multe coloane (6-10), atunci îl puteți menține „întins” liniile de pe paginile din stânga și din dreapta sunt exact una față de cealaltă.

Exemple de completare a conținutului unui jurnal „gol” - cu titluri de coloană goale

Exemplul 1. Jurnalul de înregistrare a certificatelor eliberate salariaților

Exemplul 2. Jurnal de atribuire a postului

Exemplul 3. Jurnalul de înregistrare și contabilizare a documentelor eliberate angajaților

Exemplul 4. Jurnalul de înregistrare a actelor

Exemplul 5. Jurnalul de înregistrare a notelor oficiale (note, note explicative etc.)

Exemplul 6. Jurnalul de înregistrare și contabilitate a treburilor personale

Exemplul 7. Jurnalul de înregistrare și evidență a cardurilor personale

Jurnal „Gol” - cu titluri goale, coloana este numerotată independent. În plus, jurnalul este cusut, sigilat și certificat de către șeful organizației (sau altă persoană autorizată), dacă acest lucru este stabilit de angajator la nivel local (de exemplu, prin instrucțiuni pentru gestionarea evidenței personalului). În acest caz, se pot face înregistrări adecvate despre aceasta pe ultima pagină a jurnalului.

Descriere completă

Jurnal de certificate și copii ale documentelor

Folosit pentru înregistrarea documentelor emise de serviciul de personal la solicitarea angajatului.
La cererea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat, în cel mult trei zile lucrătoare de la data depunerii acestei cereri, să furnizeze salariatului copii ale documentelor legate de muncă (copii de pe ordinul de angajare, ordinele de transfer la un alt loc de muncă, un ordin de concediere extrase din carnetul de muncă; salariile, despre contribuțiile de asigurare acumulate și plătite efectiv pentru asigurarea obligatorie de pensie, despre perioada de muncă la un anumit angajator etc.). Copiile documentelor legate de muncă trebuie să fie certificate corespunzător și furnizate angajatului în mod gratuit.
(Codul Muncii al Federației Ruse, Partea III, Articolul 62)

Un certificat de angajare are scopul de a confirma următoarele fapte: locul real de muncă, poziția sau profesia, vechimea în muncă, salariul etc. Certificatele sunt emise pe antetul organizației care conțin detaliile organizației, adresa și numărul de telefon. Cantitatea de informații conținute în certificatul de angajare depinde de adresa depunerii acestuia. Prin urmare, inspectorul de personal ar trebui să avertizeze angajatul că cererea de eliberare a unui certificat trebuie să specifice componența informațiilor și, de asemenea, să indice adresa pentru depunerea acesteia. De exemplu: ambasada tara straina, OVIR, tribunal, sectie politie etc.

O copie a registrului de muncă sau un extras din acesta se eliberează angajatului la cererea scrisă a acestuia, în cel mult 3 zile de la data depunerii acestei cereri (articolul 62 din Codul Muncii al Federației Ruse).
O copie a unui document este un document care reproduce complet informațiile documentului original și toate acestea semne externe sau o parte a acestuia, neavând forță juridică.

GOST R 51141-98 „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții"

Pentru a da o copie putere legală, aceasta trebuie să fie certificată. O copie legalizată a unui document este o copie pe care, în conformitate cu procedura stabilită, sunt aplicate detaliile necesare, dându-i putere juridică.

Detaliul „Copy Certification Mark” este descris în GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru întocmirea documentelor” (clauza 3.26). Acest marcaj include:

Certificare „Corect”;
funcția persoanei care a certificat copia;
semnătură personală;
decriptarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării.

Datorită faptului că o copie a registrului de muncă sau un extras din acesta este predată angajatului, o marcă pe certificarea copiei este completată de o impresie sigilială a organizației sau a serviciului de personal. Dacă o copie a cărții de muncă sau un extras din aceasta se află pe mai multe pagini, atunci un semn de certificare a copiei, dacă este necesar, poate fi plasat la sfârșitul fiecărei pagini.

Angajatorul sau persoana special împuternicită de acesta, care prin ordin (instrucțiunea angajatorului) a fost desemnată responsabilă cu menținerea, păstrarea, înregistrarea și emiterea, are dreptul de a elibera salariatului o copie legalizată a carnetului de muncă sau un extras. din ea. înregistrările de lucru.
Înregistrarea este o înregistrare a datelor contabile despre un document într-o formă prescrisă, înregistrând faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia.
(GOST R 51141-98)

Înregistrarea este confirmarea creării sau primirii unui document la o anumită oră (zi) prin introducerea acestuia în formularul de înregistrare, atribuirea unui număr și înregistrarea datelor de bază despre document. După cum reiese din definiție, înregistrarea dă în primul rând forță juridică documentului, deoarece consemnează faptul creării sau primirii acestuia. Până când documentul nu este înregistrat, nu și-a primit numărul, nu este formalizat și nu pare să existe încă.

Vă rugăm să rețineți că, în conformitate cu paragraful „g” al art. 358 Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată. Rosarkhiv 06.10.00, pentru Jurnalele de referințe și copiile documentelor, se stabilește o perioadă de păstrare de 3 ani (de la data închiderii jurnalului).

Câmpuri de completat

1. Nu.
2. Data
3. Numele complet al angajatului
4. Certificat, copie, extras
5. Conținutul denumirii documentului certificat
6. Denumirea organizației
7. A eliberat un certificat/copie
8. Semnătura angajatului

IMPORTANT: Jurnalul pentru înregistrarea certificatelor și a copiilor documentelor NU este dantelat, ci doar pregătit pentru șiret: jurnalul are găuri de trecere și o inscripție de certificare pe ultima pagină a jurnalului. Toate paginile revistei sunt numerotate.

Pentru organizarea sistematică a documentelor de personal și înregistrarea documentelor emise, organizația menține de obicei un jurnal al certificatelor eliberate angajaților.

FIȘIERE

Nu există un formular unificat pentru acest document, există mai multe opțiuni de proiectare. Una dintre ele este prezentată în formularul atașat și un eșantion de completare.

Declarații

Pentru ca unui angajat să i se elibereze un certificat, el scrie mai întâi o cerere. Aceste declarații trebuie păstrate. Conform legilor existente în Federația Rusă, perioada de depozitare a acestora nu trebuie să fie mai mică de trei ani.

În practică, există situații în care certificatele de salariu, clasificate pe an, sunt necesare de mai multe ori pentru a calcula plățile de pensie.

Pentru a nu face aceeași muncă de mai multe ori, ofițerii de personal stochează copii ale certificatelor solicitate cel puțin o dată pe an într-un folder separat. Pentru ca atunci când ai nevoie de ele pe viitor, certificatele să fie mereu la îndemână.

Componentele revistei

Structura documentului este destul de simplă: o copertă plus o secțiune principală. Titlul revistei și data de începere a acesteia sunt indicate pe copertă (există o coloană specială pentru data de încheiere, dar poate fi completată doar în etapa finală de completare). Un spațiu separat este alocat pentru indicarea numelui organizației. Unele formulare au câmpuri pentru a indica perioada de păstrare a documentelor.

Punct important! Dacă jurnalul este o continuare a celui precedent, atunci aceste informații trebuie indicate pe coperta sa cu date și link-uri către documentul anterior.

Dar principalul lucru din document este secțiunea principală, constând dintr-un tabel cu următoarele coloane:

• Numărul rândului care trebuie completat. Certificatele sunt clasificate după dată și înregistrate în jurnal în ordine cronologică.
• Data emiterii. Aceste date trebuie să corespundă cu data certificatului eliberat. Dacă solicitărilor din organizație li se atribuie numere de înregistrare, atunci acest lucru este indicat și în aceeași coloană.
• Numele complet al angajatului. O cerere de emitere în numele acestui angajat ar trebui să fie deja adresată ofițerului de personal sau altui angajat ale cărui atribuții includ menținerea jurnalului. De asemenea, sunt indicate funcția sa, departamentul în care lucrează și profesia sa. Dacă este necesar, indicați adresa și numărul de telefon ale acestei persoane pentru o comunicare rapidă.
• Conținutul ajutorului. Pe scurt, această coloană vă spune despre ce anume a fost emis certificatul. Practic, angajații solicită certificate despre cuantumul și calculul salariilor.
• Data plus numărul de înregistrare a certificatului eliberat.
• Chitanță pentru primire. Dacă angajatul nu poate primi certificatul în mână, atunci data și forma trimiterii certificatului sunt înregistrate în această coloană. De exemplu, prin scrisoare recomandată, printr-un serviciu de curierat (cu denumirea acestuia), etc.
• Nota. Această coloană poate indica acele informații fundamental importante care nu au fost furnizate în alte coloane. De exemplu, motivul care l-a determinat pe angajat să solicite un certificat.

Tipuri de reviste

Există trei tipuri principale de reviste:

• Documente privind managementul evidenței personalului.
• Reviste despre munca generală de birou.
• Reviste de securitate a muncii.

Fiecare tip de documentație are specificul său. Jurnalul de certificate eliberate angajaților este un „reprezentant” proeminent al documentației legate de politica de personal.

Depozitare

Când este folosită pentru confort, revista poate fi plasată într-o copertă de folie PVC.

Odată ce o revistă este terminată (data de expirare a expirat), aceasta nu este aruncată. Acest lucru este împotriva legii. Se pune în depozit de arhivă (formularul specific prezentat este pe 5 ani, numai dacă angajații nu lucrează în condiții de muncă dăunătoare sau periculoase).

Pentru o mai mare ușurință de plasare, revista poate avea o pereche de găuri. Acestea vă permit să plasați în mod convenabil revista într-un folder de arhivă. Coperta documentului este îndepărtată înainte de a efectua această acțiune.

Partea inversă

De pe coperta din spate ultima foaie o inscripție specială de certificare poate fi plasată, permițând pregătirea jurnalului pentru depozitare pe termen lung. Dar chiar dacă nu există câmpuri pentru certificare, managerul trebuie să-și pună semnătura pe spatele documentului după completarea acestuia, iar acolo trebuie să apară și sigiliul organizației. Desigur, dacă o astfel de procedură de sigilare a fiecărei copii este prevăzută de regulamentele interne ale organizației (diferitele companii au propriile instrucțiuni în acest sens).

Responsabil de umplere

Funcționalitatea de completare a jurnalului de certificate eliberate angajaților este, în majoritatea cazurilor, realizată de către ofițerul de personal. Dar această responsabilitate poate fi atribuită funcționarului sau contabilului organizației printr-un ordin separat de la manager sau specificată în contractul de muncă al angajatului.

În majoritatea revistelor, pe primele pagini sunt indicate numele complet al persoanei care completează, funcția acestuia, perioada de responsabilitate pentru ținerea jurnalului și se pune o semnătură personală. Repartizarea acestui tip de responsabilități este un punct foarte important în întreaga documentație a organizației.

Este necesar acest formular?

Nu există o formă stabilită pentru acest jurnal. Cu toate acestea, formularele furnizate sunt foarte convenabile de utilizat. Ele pot fi completate cu diferite grafice. De exemplu, aceste coloane suplimentare din tabelul corpului pot conține date despre:

• Numărul de înregistrare al certificatului separat.
• Numele complet și alte date ale angajatului care a întocmit certificatul, precum și semnătura acestuia.
• Tom, care au fost motivele pentru obținerea certificatului. Link-uri către numere de document cu date.

Fiecare organizație are dreptul de a decide în mod independent ce formă să aleagă pentru menținerea acestui document și cum să-l convertească. Principalul lucru este că a fost adoptat prin ordin al managerului și face parte din politica contabilă a companiei.

Sunt acceptabile corecțiile?

Erorile la completare sunt extrem de nedorite. Cu toate acestea, corecțiile în această stare de lucruri sunt destul de acceptabile. Pentru a face o corectare, trebuie să tăiați informațiile false cu o singură linie și să scrieți informațiile corecte în lateral sau în partea de sus, lângă ea.

O corecție este considerată corect executată numai dacă lângă ea există inscripția „Believe the Corrected” și semnăturile tuturor persoanelor interesate (responsabile de completare). Doar așa va fi completat corect jurnalul de certificate eliberate angajaților.

Jurnalul de certificate eliberate angajaților facilitează găsirea informațiilor necesare și vă permite să faceți mostre pentru statistici. Citiți despre cum să îl completați și să îl întrețineți corect, descărcați un eșantion

Citiți articolul nostru:

Cum să completați și să mențineți un jurnal de înregistrare a certificatului

Jurnalul de certificate eliberate angajaților facilitează găsirea informațiilor necesare și vă permite să faceți mostre pentru statistici. În plus, managerul, pe baza registrului, poate monitoriza implementarea sarcinilor relevante pentru a determina volumul de muncă efectuat, a evalua eficacitatea departamentului de HR etc.

Nu există un formular aprobat pentru înregistrarea certificatelor în 2019, fiecare întreprindere are dreptul de a-l păstra sub orice formă; Puteți achiziționa un formular gata făcut și îl completați sau vă puteți crea propriul formular conform eșantionului nostru prin imprimarea formularului.

Unele întreprinderi păstrează evidența certificatelor eliberate în format electronic utilizând MS Excel sau programe speciale pentru organizarea fluxului de documente.

Sub orice formă ar exista revista în organizație, structura ei va fi, dacă nu aceeași, atunci foarte asemănătoare. La cantitati mari a documentelor întocmite, este permisă organizarea contabilității diferențiate a acestora - de exemplu, după tip, pe departament etc.

Dacă funcționarul întocmește el însuși jurnalul, el poate folosi un caiet simplu A4, îl poate intitula corespunzător cu numele întreprinderii și, de asemenea, poate marca pe copertă data de începere a contabilității și poate lăsa spațiu pentru data de încheiere ulterioară.

În jurnalul de înregistrare a certificatelor în 2019, este indicat să numerotați paginile, să le cusați, să faceți o inscripție de certificare „numărul de foi se cusează și se capsează în jurnal”, să o vizeze cu semnătura managerului și să puneți o ștampilă. .

Prima fișă va conține secțiunea „Angajați responsabili cu menținerea jurnalului” în funcție de dimensiunea întreprinderii, i se pot aloca 2-3 foi;

Revista există într-un singur exemplar, deci este întreținută de o persoană odată. De obicei, acesta este un angajat al personalului sau un secretar de serviciu. Nu ar trebui să existe dificultăți la completarea acestei secțiuni. Este proiectat sub forma unei plăci convenabile cu coloane:

• număr de serie;
• începerea cu revista;
• lucrari de finisare;
• Numele complet al persoanei responsabile;
• pozitia sa;
• detalii despre ordinul managerului, pe baza căruia acestui angajat i se atribuie responsabilitatea de înregistrare;
• semnătură.

Secțiunea principală a formularului este, de asemenea, prezentată sub formă de tabel și conține următoarele informații:

• numărul de linie. Pentru fiecare document emis există o linie separată, fără spații între ele, pentru a evita înregistrarea „retroactiv”;
• data eliberării certificatului, care coincide cu data indicată pe documentul propriu-zis;
• Numele complet al angajatului care a solicitat documentul, funcția acestuia;
• conținutul documentului (despre cuantumul salariului, despre contribuțiile la Fondul de pensii, despre perioada de muncă etc.);
• Numele complet și funcția angajatului emitent;
• scopul emiterii, locul furnizării;
• semnătura solicitantului la primire. Dacă documentul nu a fost predat personal, este necesar să se înregistreze modul în care a fost predat angajatului ( scrisoare recomandată, curier);
• Este recomandabil să creați o coloană suplimentară pentru note în cazuri nestandard (de exemplu, pentru a introduce detaliile de ieșire în ea, dacă există)

Secvența coloanelor și a titlurilor coloanelor trebuie să fie identică pentru fiecare spread. Când revista se termină, este trimisă în arhivă și începe una nouă. În acest caz, este necesară numerotarea volumelor în ordine cronologică.

Remedieri de erori

Sunt acceptate corecțiile din jurnalul de înregistrare a certificatului. O intrare eronată este tăiată cu o linie ordonată, iar informațiile corecte sunt scrise fie deasupra celei tăiate, fie, dacă spațiul permite, pe o linie de dedesubt (fără a se atribui un nou număr de serie acestei linii).

Dacă inițial îl tastați singur, ar fi înțelept să nu economisiți spațiu pe hârtie și să măriți liniile în înălțime, apoi, dacă este necesar, faceți corecții, nu va trebui să faceți altele mai mici, iar pata nu va părea ilizibilă și neglijent.

Vă rugăm să rețineți

Ți-ai pierdut sau a deteriorat documentul de personal? despre ce trebuie făcut în astfel de situații, ce poate fi restaurat și cum și ce nu poate fi restaurat

După finalizarea corectării în conformitate cu toate regulile, este necesar să se pună alături inscripția „Credeți cel corectat”, precum și semnăturile persoanelor: responsabili cu menținerea jurnalului și cel care a eliberat certificatul. (dacă aceasta este aceeași persoană, desigur, va exista o singură semnătură).

Cât timp să păstrezi revista

În conformitate cu paragraful „g” al art. 358 „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor”, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată de Arhiva Federală la 10.06.00, pentru jurnalele de referințe și copiile documentelor, o perioadă de păstrare de 3 ani (de la închidere). data) este stabilită.

Această Listă a oferit pentru prima dată o listă completă a problemelor care reglementează ordinele pentru personal, separându-le de alte tipuri de comenzi. După cum vedem, unele comenzi nu au 75 de ani, ci doar 5 ani de stocare.

Și conform clauzei 3.5.5. „Reguli de bază de funcționare a arhivelor”, comenzile pentru personal sunt grupate în dosare în conformitate cu perioadele stabilite de păstrare a acestora. Prin urmare, ordinele de reținere pe 75 de ani și 5 ani trebuie formate în fișiere separate și, prin urmare, înregistrate separat.

4. Jurnalul de înregistrare a declarațiilor și a notelor

Acest jurnal poate fi creat separat sau puteți înregistra aceste documente ca documente primite. Aceste. Este permisă înregistrarea acestora în Registrul documentelor de intrare.

5. Jurnal de notificări și acte

Această serie de documente trebuie înregistrată într-un jurnal separat. Există adesea situații în care actele și notificările devin singurele motive pentru emiterea unui ordin, așa că sunt obligatoriu trebuie să aibă un număr de înregistrare.

6. Jurnalul de înregistrare a certificatelor eliberate salariaților

Certificatele pot fi înregistrate separat sau ca document de ieșire. Aceste. certificatele de la locul de muncă, informațiile salariale etc. pot fi înregistrate în Jurnalul Documentelor de Ieșire.

Este necesară înregistrarea actelor locale?

Nu veți găsi un răspuns clar la această întrebare. Parerea mea este ca nu este necesar. Și iată de ce. Înregistrarea conferă documentului forță juridică, adică. atestă că a început să funcționeze într-o anumită zi. Acest efect are și ștampila de aprobare. Dacă act local aprobat prin ordin, dar ordinul este înregistrat, atunci înregistrarea actului local în sine nu mai are sens.

În articol nu am denumit toate jurnalele pe care ar trebui să le aibă orice angajator, ci doar jurnalele personal documente.

Pe lângă cele de mai sus, sunt necesare următoarele:

1. „Carnet de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și inserții în ele” și „Carnet de chitanțe și cheltuieli pentru evidența formelor de carnete de muncă și inserții în acestea”;
2. „Jurnal de inspecție” persoană juridică, antreprenor individual efectuate de autoritati controlul statului(supraveghere), organe municipale de control”;
3. „Un jurnal de bord pentru verificarea stării înmatriculării militare” (poate fi creat în timpul primei verificări);
4. „Jurnalul de înregistrare a accidentelor de muncă”;.
5. „Jurnal de afaceri personale” (dacă sunt ținute);
6. „Registrul angajaților supuși controlului medical obligatoriu” (dacă o astfel de examinare este).

În următoarea, vom arăta cum să dezvoltați un formular de înregistrare pentru înregistrarea comenzilor, contracte de munca, documentele primite.