Авансовый отчет - основной документ, применяемый для учета наличных денег, выданных сотрудникам компании под отчет. Этот документ является правовым подтверждением того, на какие цели и в каком размере были израсходованы денежные средства подотчетными лицами. При этом основанием для выдачи под отчет денег является приказ о направлении конкретного сотрудника в командировку, изданный руководителем предприятия.

Что нового в заполнении

Унифицированные бланки авансового отчета - форма «АО-1» используются юрлицами всех форм собственности (не включая бюджетные организации, для которых существуют специальные бланки - «0504049») с начала 2002 года. Авансовый отчет в 2014 году имеет такую же структуру, как и 12 лет назад.

Подотчетное лицо обязано заполнить бланк авансового отчета (пока что в одном экземпляре) в срок, не позднее трех дней (конечно, рабочих) после возвращения из командировки или же по окончании выданных денег. Заполнение авансового отчета не составит сложности, главное не забыть отразить все расходы; заполненный экземпляр отчета отдается в бухгалтерию на проверку и на утверждение руководителю компании.

Заполнение авансового отчета

На лицевой стороне бланка сотрудник, который получил под отчет деньги, указывает:

Наименование компании, которая выдала деньги под отчет;

Дату и номер документа;

Наименование отдела, в котором он числится;

ФИО и должность;

Предназначение аванса (командировка, хозяйственные нужды, покупка материальных ценностей и прочее);

В таблице необходимо указать сведения о предыдущем авансе, если таковой был (остаток либо перерасход); размер выданного аванса, а также, сколько потрачено денег. Кроме того, необходимо указать их перерасход либо остаток - в рублях и копейках, если такие имели место.

На обратной стороне бланка авансового отчета необходимо указать все документы, которые подтверждают расходы (билеты, квитанции, чеки, накладные и т.д.), их дату и номер, а также общую сумму затрат на основании поданных документов. Внизу, под таблицей, необходимо поставить свою подпись.

Работа бухгалтера

Оставшиеся графы формы «АО-1» заполняет бухгалтерия:

В таблице «Бухгалтерская запись» проставляются бухгалтерские проводки, указываются номера счетов (если ведутся, то и субсчетов), в которых отображены израсходованные суммы;

Ниже вписывается перечень дополнений к авансовому отчету - это количество прикрепленных документов, которые подтверждают легитимность расходов сотрудника и общее количество листов;

Вписывается прописью проанализированная и утвержденная сумма израсходованных средств, проставляются подписи бухгалтера и главбуха;

Прописывается размер внесенной суммы остатка или выданного перерасхода, пишется дата и номер приходного (расходного) кассового ордера и опять проставляется подпись бухгалтера;

Под линией отреза формы авансового отчета делается отметка о принятии бухгалтером к анализу документов, которые подтверждают расходы сотрудника, получившего под отчет денежные средства. Тут бухгалтер вписывает ФИО сотрудника, ставит дату и номер авансового отчета, пишет прописью потраченную сумму и указывает количество листов и документов, которые подтверждают расходы. В конце обязательно проставляет свою подпись, дату и выдает сотруднику, от которого был принят данный отчет.

Заполненный и проверенный бухгалтером авансовый отчет в 2016 году (начиная с 2002 года после принятия данной формы) руководитель утверждает своей подписью на лицевой стороне бланка.

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет""

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:

• истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
• выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
• возвращения работника из командировки.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

«Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)» .

1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
2. Утверждается руководителем.
3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

• Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
• Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
• Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью» .

Авансовые отчеты в 2019 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2019 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было - этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2019 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет» .

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО () – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

• их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
• а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

• фамилия, имя, отчество работника,
• номер и дата отчета,
• размер выданных к расходованию средств (прописью),
• а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Авансовый отчет в 2016 году.

Работник должен подтвердить, что потратил подотчет по назначению. Представить авансовый отчет в 2016 году нужно за 3 рабочих дня после того, как истечет срок, на который выданы деньги.

А если человек болел, был в отпуске или в командировке – в трехдневный срок со дня выхода на работу.

V Как заполнять авансовый отчет в 2016 году.

Авансовый отчет в 2016 году сдается по унифицированной форме № АО-1 или на бланке, разработанном компанией. Некоторые реквизиты авансового отчета заполняет работник, другие – бухгалтер.

Ø Работник в отчете указывает:

§ На лицевой стороне авансового отчета ставит дату (формат – ДД.ММ.ГГГГ). Это день, в который он заполняет документ и указывает в нем:

ü структурное подразделение, в котором трудится;

ü свою фамилию и инициалы;

ü должность по штатному расписанию;

ü назначение полученного аванса.

§ Работник также заполняет левую таблицу авансового отчета (пометка 1 в образце ниже). Здесь есть строки для сведений о предыдущем авансе, зависшем у сотрудника. В них всегда должны стоять прочерки. Ведь работнику выдают наличные деньги под отчет только в том случае, если он погасил старую задолженность. Такое требование прописано в п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций.

Авансовый отчет в 2016 году (образец)

§ В таблице работник укажет, каким образом он получил подотчетные средства – наличными или на платежную карту.

§ К авансовому отчету работник приложит подлинники документов , которые подтверждают расходы: БСО, квитанции, кассовые и товарные чеки и т. д. Перечень этих документов по порядку должен быть вписан на оборотной стороне авансового отчета в таблице.

§ По каждому документу сотрудник укажет:

ü дату и номер – графы 2 и 3 таблицы;

ü наименование документа или расхода, которое подтверждает бумага (например, проезд, проживание в командировке, стоимость приобретенных канцтоваров), – графа 4;

ü сумму в рублях и копейках или в инвалюте – графа 5 или 6.

§ Количество приложенных документов сотрудник укажет на лицевой стороне отчета под таблицей (пометка 2 в образце выше).

Когда работник принесет вам авансовый отчет, пронумеруйте его и выдайте расписку. Это отрезная часть формы № АО-1. В ней укажите реквизиты авансового отчета и сумму, которую потратил сотрудник. Не забудьте подписать расписку (пометка 4 в образце выше).

Ø Какие реквизиты заполняет бухгалтер.

§ Проверьте авансовый отчет . Срок для этого ограниченный. Его устанавливают в локальном акте компании. Например, в положении о документообороте.

§ По итогам проверки заполните до конца отчет . В нем укажите название организации, код структурного подразделения, в котором трудится подотчетник, и его табельный номер.

§ Затем сверьте с первичкой суммы , которые работник указал в таблице на оборотной стороне отчета.

§ Подтвержденные суммы впишите в эту же таблицу в графу «Сумма расхода, принятая к учету» (пометка 5 в образце выше).

§ В этой же таблице поставьте номер счета , на который относите затраты.

Проводки такие:

§ Если сотрудник потерял справку из обменного пункта, то пересчитайте валюту в рубли по официальному курсу на ту дату, когда выдали подотчет. Такие разъяснения привел Минфин в письме от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.

§ Подведите итог: возможно, образовались перерасход или задолженность по подотчетным суммам. Перерасход выдайте сотруднику из кассы. В авансовом отчете укажите номер и дату расходника.

§ Остаток подотчетной суммы работник должен внести в кассу. Когда он это сделает, в авансовом отчете Вы пропишете реквизиты приходника (пометка 7 в образце выше).

В учете запишите:

§ Если подотчетник не возвращает остаток в кассу, деньги удержите из его зарплаты .